Als startende ondernemer heeft het opstellen van je Algemene Voorwaarden misschien niet je prioriteit. En toch is het handig. En verstandig.
Met Algemene Voorwaarden maak je duidelijke afspraken, bescherm je jezelf en weet de ander waar ze aan toe zijn.
Waarom AV handig zijn, hoe je ze kunt opstellen, wat erin moet staan en wat je ermee moet leggen we allemaal aan je uit in deze blog.
Waarom zou je Algemene Voorwaarden opstellen
- Allereerst: het is niet verplicht, maar wel handig en verstandig.
- Met je AV bescherm je jezelf en je bedrijf doordat je de ander op de hoogte stelt van, letterlijk, jouw voorwaarden.
- Je kunt risico’s beperken, zoals voor aansprakelijkheid.
- Je schept duidelijkheid naar de klant toe. Hiermee kun je ook een hoop vragen en onnodige correspondentie voorkomen. Het bespaart je tijd.
- Het voelt betrouwbaar naar de klant toe. Ze hoeven niet te raden hoe het zit en voelen dat ze altijd kunnen wijzen op gemaakte afspraken die duidelijk op papier staan en voor iedereen gelden.
- Geen gedoe achteraf. Ook jij kunt een (klagende) klant wijzen op de Algemene Voorwaarden waar ze mee akkoord zijn gegaan.
Hoe kun je Algemene Voorwaarden opstellen
Algemene Voorwaarden mag je zelf opstellen, je kunt een template (voorbeeldtekst) vinden op het internet en aanpassen naar jouw bedrijf of je kunt ze laten opstellen door een juridisch adviseur.
Het is waarschijnlijk het handigste om te kijken naar hoe algemeen of specifiek je je voorwaarden wilt hebben en of er veel wettelijke regels gelden, zoals bij een webshop.
Heb je bijvoorbeeld een bedrijf waar je alleen B2B je eigen diensten aanbiedt (dus aan andere ondernemers) dan kun je het misschien ook wel zelf. Of met een beetje afkijkwerk. Maar werk je met consumenten en wordt het juridisch allemaal ingewikkeld, dan is het waarschijnlijk verstandiger om een juridisch adviseur in te schakelen.
Let op: Neem nooit zomaar Algemene Voorwaarden (of andere documenten) van iemand anders over. Ook op Algemene Voorwaarden ligt auteursrecht. Je kunt een bestaande tekst als voorbeeld gebruiken, maar je moet altijd meer aanpassen dan alleen de bedrijfsnaam.
Ook al zijn Algemene Voorwaarden niet verplicht, sommige brancheorganisaties verplichten hun leden wel om Algemene Voorwaarden te gebruiken, bijvoorbeeld in de kinderopvang. Hier vind je een overzicht van de SER (Sociaal Economische Raad).
Wat moet erin staan/Wat is handig om erin te zetten
Je kunt van alles opnemen in je Algemene Voorwaarden.
Bijvoorbeeld:
Leveringsvoorwaarden zoals levertijd, verzendkosten, retourzenden, etc.
Dat iets jouw eigendom blijft totdat je klant heeft betaald.
Wat je doet als je onverhoopt niet kan leveren door problemen bij de groothandel of een opdracht niet kunt afmaken omdat je ziek wordt.
Garantie, annuleren, aansprakelijkheid, betaling, reparatie. Noem maar op. Bedenk wat je klant voor vragen zou kunnen hebben over de samenwerking of de afname van je dienst of product en verwerk die in de Algemene Voorwaarden.
Let op: In Nederland zijn er bepaalde wettelijke regels die boven jouw Algemene Voorwaarden staan. Je mag dus geen onredelijke dingen erin zetten die niet overeenkomen met de Nederlandse wet. Bijvoorbeeld een hele korte betalingstermijn. Je mag wel zelf aangeven of die betalingstermijn 14 dagen, 30 dagen of langer is. En klanten die een online aankoop doen hebben volgens de wet altijd 14 dagen bedenktijd. Dit mag je niet inkorten (wel verlengen). Er zijn wel uitzonderingen op, zoals bij vers voedsel. Geef in je Algemene Voorwaarden aan wat voor jouw bedrijf en jouw producten geldt; maak die zo volledig mogelijk. Zonder te overdrijven, het hoeft geen wetboek te worden. Maar liever iets te veel dan te weinig.
Als je een positieve of nare ervaring hebt gehad kun je je AV daarop aanpassen. Let wel op dat je ze dan opnieuw moet versturen (zie het kopje “Niet zomaar aanpassen”)
Wat moet je ermee doen
Je kunt ervoor kiezen je Algemene Voorwaarden te deponeren bij de KvK of bij de rechtbank. Dit is niet verplicht, maar kan wel handig zijn. Dan zijn ze opvraagbaar, kunnen ze gebruikt worden als bewijsmateriaal en het komt betrouwbaar over. Maar het hoeft dus niet.
Waar moet het allemaal staan
Je (potentiële) klanten moeten goed, duidelijk en op tijd op de hoogte gebracht worden van jouw Algemene Voorwaarden vóórdat er een samenwerking wordt afgesloten.
Zet bijvoorbeeld een link in je offertes en zorg dat je Algemene Voorwaarden gemakkelijk te vinden zijn op je site. Liefst op 2 plekken zoals in de footer en bij contact.
Gebruik begrijpelijke taal en laat de klant eventueel bevestigen dat ze het hebben gelezen als er specifieke dingen in staan die niet algemeen zijn. Je hoeft een klant trouwens niet te vragen of te verplichten de Algemene Voorwaarden te lezen. Een melding is genoeg.
Het kan alleen wel handig zijn om zeker te weten dat ze het gelezen hebben. Dan kun je daar later altijd nog naar verwijzen.
Niet zomaar aanpassen
Pas je je Algemene Voorwaarden aan? Dan moet je je huidige klanten daarvan op de hoogte brengen. Bijvoorbeeld iemand die een abonnement of vaste dienst bij je afneemt of iemand waarmee je midden in een opdracht zit. Als de offerte nog niet ondertekend is mag je je voorwaarden aanpassen, maar is het wel zo vriendelijk om dat even te laten weten.
Let op: In de Algemene Voorwaarden moet je aangeven dat ze tussentijds kunnen veranderen (wijzigingsbeding) en de veranderingen moeten redelijk zijn. Klanten moeten de tijd krijgen de samenwerking op te zeggen op basis van de nieuwe voorwaarden.
Let op: als je alleen klanten in Nederland hebt, dan is een Nederlandse versie in principe genoeg. Maar lever je ook over de grens of heb je internationale klanten, dan is een (juiste) vertaling belangrijk. Vergeet niet om die ook aan te passen als je wijzigingen maakt.
Heb jij al Algemene Voorwaarden opgesteld? In onze kennisbank vind je nog veel meer handige informatie voor (startende) ondernemers.
