Factureren zonder KvK? Dit moet je weten
Zo heerlijk: je eerste opdracht is afgerond en je mag een factuur sturen. Dat vraagt om een feestje, toch? Wacht nog heel even met het opentrekken van die fles champagne of dat heerlijk koele biertje, want je factuur moet wel voldoen aan alle wettelijke eisen! Mag je factureren zonder KvK? Dat vertellen we je natuurlijk graag!
Factureren zonder KvK: de oplossing
Het is niet om als particulier zomaar facturen te sturen. Het alternatief hiervoor is om een kwitantie te sturen. Een kwitantie verschilt niet veel van een factuur.
Wat is een kwitantie?
Een kwitantie is een document dat bewijst dat je een product of dienst hebt gekocht. Het omvat de datum, tijd en locatie van de aankoop, evenals de gekochte artikelen en de totale kosten. Kwitanties worden doorgaans door de verkoper uitgegeven op het moment van aankoop en kunnen worden gebruikt om uw uitgaven bij te houden of een artikel te retourneren als het defect is.
Verschil factuur en kwitantie
Als het gaat om het beheren van je financiën, is het belangrijk om het verschil te begrijpen tussen een factuur en een kwitantie. Hier volgt een kort overzicht van de belangrijkste verschillen:
- Een factuur is een document dat naar een klant wordt gestuurd met details over de goederen of diensten die ze hebben gekocht. In de meeste gevallen worden facturen opgemaakt voordat de betaling is ontvangen.
- Een kwitantie is daarentegen een document dat wordt afgegeven nadat de betaling is gedaan. Een bon kan worden gebruikt als aankoopbewijs en kan handig zijn voor het bijhouden van uitgaven.
Factureren zonder KvK mag dus niet, maar zijn ondernemers dan wel verplicht?
Als ondernemer ben je niet altijd verplicht een factuur te sturen. Als jij namelijk producten of diensten verkoopt aan particulieren, is het niet altijd verplicht om een factuur te sturen. Een factuur is alleen verplicht als je jouw diensten aanbiedt aan andere ondernemers, verenigingen of stichtingen. Of als je via een webwinkel goederen verkoopt aan particulieren.
Een factuur sturen als je diensten aan een particulier levert, mág natuurlijk wel en heeft een bijkomend voordeel: je administratie wordt én blijft lekker overzichtelijk.
Is een boekhoudpakket nodig?
Wanneer je jouw eerste factuur verstuurt, beschik je misschien nog niet over een boekhoudsysteem. Dat vraagt namelijk om nóg een investering en je hebt al behoorlijk wat geld en energie in je onderneming gepompt. Nu is het eerst tijd om eens iets te incasseren.
En dat is helemaal geen probleem: je kunt je eerste facturen prima maken in een spreadsheet-programma, zoals Excel of Google Sheets en zelfs in Word. Als je ze vervolgens ‘print’ naar PDF, kun je jouw factuur prima naar je klant mailen. Echt, de manier waarop je jouw facturen maakt, is niet zo belangrijk. Wat wél belangrijk is, is wat je erop zet. Je factuur moet namelijk wel altijd voldoen aan de eisen van de Belastingdienst.
Welke factuureisen hanteert de Belastingdienst?
De meeste facturen zijn op dezelfde manier opgebouwd en dat is niet zo vreemd: iedere factuur moet namelijk voldoen aan de eisen die de Belastingdienst eraan stelt. Wat moet er minimaal op je factuur staan?
- Jouw volledige naam
Je kunt hier kiezen voor je juridische bedrijfsnaam, maar mag ook een handelsnaam gebruiken. Voorwaarde is dan wel dat deze bij de KvK is geregistreerd op hetzelfde adres. - Het adres van je bedrijf
Iedere factuur die je verstuurt, moet voorzien zijn van het feitelijke adres van je bedrijf. Dat betekent dat een postbusnummer niet voldoende is. - Jouw BTW-nummer
Iedere onderneming in Nederland heeft een BTW-nummer. Dit nummer ontving je enkele dagen na je inschrijving bij de Kamer van Koophandel en begint met NL- - Het KVK-nummer van je bedrijf
Ook je KvK-nummer moet op iedere factuur staan. - De naam van je klant
Uiteraard mag ook de naam van je klant niet ontbreken. Bij bedrijven gebruik je de juridische naam of de handelsnaam, bij particulieren kun je uiteraard de naam van je klant gebruiken. - Het volledige adres van je klant
Vermeld ook altijd het adres van je klant. Kies daarbij net als bij je eigen adres voor een fysiek adres: alleen een postbus of e-mailadres is niet voldoende. - Factuurnummer
Iedere factuur moet voorzien zijn van een uniek factuurnummer. Het makkelijkst is daarbij te kiezen voor een oplopende reeks. Dat kan per jaar zijn, of ingedeeld naar ‘inkoop’ en ‘verkoop’. Het mag allebei, zolang je er maar voor zorgt dat ieder factuurnummer maar één keer voorkomt! - Factuurdatum
Vergeet niet de datum op je factuur te zetten. De factuurdatum is de datum waarop je de factuur verstuurt. Je mag ook de datum van de levering van jouw diensten of goederen erop zetten. - Wat je hebt geleverd en hoeveel
Natuurlijk mag een omschrijving van de geleverde diensten niet ontbreken: je klant moet natuurlijk weten waarvoor hij betaalt. Zet er ook bij om hoeveel producten het gaat. Dat kan lastig zijn, want hoe omschrijf je als hovenier bijvoorbeeld in aantallen hoe je een vijver in een tuin gegraven hebt? Het kan op verschillende manieren:Manier A:1x uitgraven en aanleggen vijver à [totaalbedrag] Manier B:– 5x uitgraven vijver [uurloon x 5]– 2x bekleden vijver met vijverfolie [uurloon x 2]– 1x afvoeren grond en puin [(tijd x uurloon) + afvoerkosten] - De eenheidsprijs
Vermeld ook altijd de prijs per eenheid van je product of dienst. Dat mag dus een uurloon, de prijs van het fysieke product óf een projectprijs zijn. - Het totaalbedrag exclusief BTW
Al deze prijzen per eenheid tel je bij elkaar op om tot het totaalbedrag exclusief BTW te komen. - Het BTW-tarief dat van toepassing is
Daarna vermeld je nog welk BTW-tarief op jouw diensten of goederen van toepassing is. In veruit de meeste gevallen is dit 21%. Twijfel je? Dan kun je op de website van de Belastingdienst nakijken welk BTW-tarief op jouw bedrijf geldt. - Het BTW-bedrag
Het bedrag dat jouw klant in totaal betaalt aan BTW moet je apart op je factuur vermelden. - Betalingstermijn
Vergeet ook niet om de betalingstermijn te vermelden op jouw factuur: zo weet je klant wanneer jij de betaling uiterlijk wilt ontvangen en kun jij in actie komen als hij niet op tijd betaalt.
Staan alle verplichte onderdelen helder op jouw factuur? Verstuur hem dan direct en vier een feestje! Dit heuglijke moment wil je toch niet stilletjes voorbij laten gaan?
