Hoera, je hebt je eigen bedrijf ingeschreven bij de Kamer van Koophandel! Het kostte maar 50 euro en zij regelen het met de Belastingdienst. Top! En nu?
Bij het starten van een eigen onderneming komt veel meer kijken dan je in eerste instantie misschien dacht. Om je op weg te helpen, en zodat je kunt afwegen of dit wel iets voor jou is voordat je naar de KvK huppelt, hebben we een aantal belangrijke zaken voor je op een rijtje gezet.
Non-billable uren
Het aantal uren dat je aan het werk bent maar niet wordt betaald kan schrikken zijn. Ook voor ondernemers die al een tijdje bezig zijn.
Het ontwikkelen en lanceren van een nieuwe dienst of product kost een hoop tijd. Netwerken, kennismakingsgesprekken met mogelijke klanten, offertes schrijven, emails, telefoontjes, vakliteratuur lezen en op LinkedIn struinen. Het kost allemaal een hoop tijd zonder dat het direct geld oplevert.
Het is allemaal nodig om je bedrijf draaiende te houden en klanten te vinden. Dus houd er rekening mee dat je deze uren meerekent in je uurtarief. Hieronder volgen nog wat voorbeelden van dingen die non-billable zijn.
Eigen marketing
Al is je product of dienst nog zo goed, je moet mensen erover vertellen. Met alleen een snelle webshop of een flitsende website kom je er niet. Enige kennis van marketing is een must. Hoe verkoop je je dienst of product? En hoe verkoop je jezelf als je bijvoorbeeld coach, ontwerper of softwareontwikkelaar bent?
Naast een site of shop heb je een LinkedIn profiel nodig, misschien nog andere socials, zelfs visitekaartjes zijn nog gewild. Je moet tijd nemen om mensen te leren kennen, leads binnen te halen en jezelf te verkopen. Dat kost een hoop tijd, zeker in het begin, als je je netwerk nog moet opbouwen.
Hier lees je meer over netwerken.
Boekhouding, administratie en de Belastingdienst
Nog zo’n draak die een hoop tijd kost en voor je gevoel niks oplevert: je boekhouding. Dit is vaak het eerste wat ondernemers uitbesteden zodra het kan. Dit bespaart je niet alleen veel tijd, als je er van op aan kan dat het goed gebeurt scheelt het ook veel zorgen.
Gelukkig zijn er een hoop betaalbare boekhoudprogramma’s, maar welke bij jou past en hoe het werkt kan even zoeken zijn.
Daarnaast heb je een zakelijke bankrekening nodig. Dit is niet wettelijk verplicht maar wel erg handig. Voor je overzicht, maar ook zodat je je privé rekeningnummer niet naar iedereen hoeft te sturen. Heb je wel een boekhouder? Dan kun je die alleen je zakelijke bij- en afschrijvingen laten zien.
Bij de Belastingdienst sta je nu bekend als ondernemer. Dat betekent dat je 4x per jaar kwartaalaangifte moet doen. Tenzij je een KOR-regeling aangaat. Je jaarlijkse aangifte gaat ook anders. Je kunt bij je kwartaalaangiftes BTW aftrekken (bij een KOR-regeling niet) en kunt investeringen verminderen op je inkomen. Het kan een goed idee zijn om hier iemand voor in te schakelen, want gemakkelijk is het niet.
Voor bepaalde kortingen op je inkomensbelasting moet je minimaal 1225 uur per kalenderjaar aan je onderneming werken. Houd je uren dus goed bij, bijvoorbeeld in een Excelsheet of app. Je moet het namelijk wel kunnen aantonen. Zit je op de grens? Dan kan het je zomaar veel belasting schelen.
Vakantie en vrije dagen
Over naar een leuker onderwerp: vakantie. Alleen, laat dit nou een valkuil zijn voor een hoop ondernemers. “Werken is veel te leuk, er is te veel te doen, ik heb geen tijd om vrij te nemen, ik heb een opdracht die af moet.” Er is altijd wel een excuus te bedenken waarom het niet lukt om zelfs maar 1 dag vrij te nemen, laat staan op vakantie te gaan.
Had je bij je baas nog vrolijk 20 vakantiedagen en voelde je je totaal niet schuldig als je een lang weekend wegging, dat is als ondernemer wel anders. Maar weinig zelfstandig ondernemers zijn ooit écht vrij. De meeste kijken na een paar uur alweer naar hun emails, nemen toch dat telefoontje even op, of scrollen ’s avonds alsnog op LinkedIn. Je moet ervan houden en regels instellen voor jezelf. Maar wen aan het idee dat je nooit meer écht vrij zal zijn, ook niet op feestdagen.
Geen vakantiegeld, 13e maand en kerstpakket
Deze is jammer. Eind mei, iedereen vakantiegeld, maar jij niet. Geen kerstpakket, geen bonus, helemaal niks. Je bent nu je eigen baas, dus je kan wel jezelf een kerstpakket geven. Er zijn er alleen maar weinigen die dat doen.
Wil je toch vakantiegeld en een bonus als het goed gaat? Zet dan maandelijks wat geld opzij.
Dat is sowieso een goed idee. Voor de Belastingdienst, jaarlijkse abonnementen en facturen, hosting, software, verzekeringen en een nieuwe telefoon; spaar het op zodat je niet opeens voor nare verrassingen komt te staan.
Investeren
Geld investeren in je bedrijf kan heel spannend zijn. Vooral in het begin, als je nog niet zoveel geld hebt. Maar zonder stappen te maken kom je ook niet vooruit.
Als je alles zelf doet – je boekhouding, je site maken en bijhouden, je marketing, je teksten, je foto’s – dan investeer je tijd in plaats van geld. En dat is tijd die je niet kunt besteden aan geld verdienen. Je denkt misschien dat je geld bespaart door alles zelf te doen, en vindt alles nog leuk ook, maar het is niet per se verstandig. Als iemand anders het sneller en beter doet moet je het misschien maar uitbesteden. Kun jij ondertussen wat anders gaan doen.
Ook investeren in een goede bureaustoel, een snelle laptop, een echt bureau in plaats van een keukentafel, een goede website, een professioneel logo, of hulp met het opzetten van je bedrijf, het zijn allemaal dingen die geld kosten, maar je bedrijf wel ten goede komen. Een goede investering ga je terugverdienen.
Support van je omgeving
Wat vindt je omgeving er eigenlijk van dat je gaat ondernemen? Je partner, die je minder zal zien. Je ouders, waar je minder op bezoek gaat. Je vrienden, die vooral zullen horen over je bedrijf.
Ze hoeven het niet met je eens te zijn. Doe vooral je eigen ding. Maar houd er rekening mee dat sommige mensen zullen zeuren dat je minder tijd voor ze hebt, dat je in het weekend zo vaak aan het werk bent, dat je nergens anders over praat en beter voor jezelf moet zorgen.
Dat je ongevraagd en nutteloos advies krijgt, dat ze vragen hoe het met je bedrijfje gaat en misschien zelfs lachen om jouw gedrevenheid. Je weet wel welke mensen dat zijn. Misschien gaan er wat vriendschappen over. En is dat helemaal niet erg.
Communicatie
Heel belangrijk voor iedere zelfstandig ondernemer, maar niet iedereen is er een ster in: communiceren.
Vriendelijk en beleefd reageren op een klacht van een klant. Snel een oplossing bieden bij een langere levertijd. Laten weten hoe het gaat met het project en wanneer het af is. Voor de tweede keer een beleefde betaalherinnering sturen. Niet zeiken op LinkedIn.
Hoe je communiceert als persoon is niet hoe je communiceert als bedrijf. Voor je het weet heb je een slechte review op Google. Waar jij dan weer boos overheen tettert. Voor je het weet ben je alleen maar bezig met klachten en zeikklanten.
Communiceer dus vooral helder en duidelijk. Liever een update te veel dan te weinig. Uitleg wordt altijd gewaardeerd.
Grenzen stellen
Een klus aannemen waar je eigenlijk geen tijd voor hebt? Een uur rijden voor een kennismaking op locatie? Ja zeggen tegen een te laag uurtarief omdat je werk nodig hebt? Veel beginnende ondernemers trappen erin. Hoe eerder jij je grenzen leert vaststellen en op je strepen staat, hoe beter.
Bescherm jezelf, heb eigenwaarde, vraag een eerlijke prijs, en zeg nee tegen een opdracht of klant die niet goed voelt. Voor sommige ondernemers is dit heel lastig en duurt het even. Maar het pakt altijd goed uit.
Regels, wetten en vergunningen
Niet te vergeten: regeltjes. Heb je een simpel kantoor aan huis waar je alleen achter je laptop zit? Prima, dan hoef je met weinig dingen rekening te houden.
Komen er leveranciers aan huis, parkeren er klanten voor de deur en heb je veel bedrijfsafval? Dat is een ander verhaal.
Ook voor een simpele website of webshop gelden wettelijke regels. Zoek alles op en laat je goed informeren, bijvoorbeeld bij de gemeente en in onze kennisbank. Kun je met een gerust hart ondernemen en krijg je geen onverwachte boetes. Wel zo fijn.
AV, privacy- en cookieverklaring, GDPR
Dit zijn dingen die dus verplicht zijn voor een website en webshop.
AV zijn Algemene Voorwaarden. Die zijn niet altijd verplicht, maar wel altijd handig. Laat ze opstellen of gebruik een overeenkomst, zodat je afspraken met je klanten en jouw voorwaarden altijd duidelijk op papier staan.
Een privacyverklaring, en in sommige gevallen een cookieverklaring, zijn wel verplicht. Veruit de meeste websites hebben dit absoluut nog niet op orde, maar het moet wettelijk gezien wel.
GDPR staat voor General Data Protection Regulation. In het Nederlands bekend als de AVG, Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dat betekent een hoop regels rondom de bescherming van de persoonsgegevens van je klanten en mensen waar je mee samenwerkt. Zorg dat je dit goed op orde hebt, want er zijn al fikse boetes uitgedeeld aan grotere bedrijven en er zal steeds strenger op gehandhaafd worden.
Verzekeringen
Ga je als ondernemer langs bij een klant? Of werken op locatie? Dan is een zakelijke aansprakelijkheidsverzekering verplicht. Gooi je een vaas om of stoot je een kop koffie over iemands laptop? Dan kun je geen aanspraak maken op je eigen verzekering.
Welke verzekeringen er nog meer handig of belangrijk zijn vind je hier.
Concurrenten
Wat je helaas nog wel eens kunt vergeten als je vol enthousiasme de KvK ben binnengehold, zijn je concurrenten. Helaas ben je niet de enige met een briljant idee.
De domeinnaam die je had bedacht voor je website is misschien al vastgelegd (doe dit zo snel mogelijk), de bedrijfsnaam lijkt te veel op die van iemand anders, je product wordt door iemand anders voor veel minder geld verkocht op bol, een groot bedrijf jat jouw idee en maakt een veel goedkopere versie, iemand waar je leuk mee stond te kletsen biedt een dag later jouw nieuwe dienst aan op LinkedIn. Je kunt het zo gek niet bedenken, maar het gebeurt.
Je moet altijd voorzichtig zijn met het delen van ideeën en gegevens. Hackers, afzetters, nare mensen, ze zijn er volop. Heb je een uniek idee? Bescherm het en zoek uit hoe je dat doet.
Groeien?
Heb je eindelijk alles op de rit, krijg je te horen dat je ieder jaar meer omzet moet halen. Word je overgehaald een kantoor te huren. Ga je personeel zoeken. Een accountant. Een webbouwer. Een leaseauto. Moet je je inkomen drukken dus investeren. Vliegen de webinars en groeistrategen je om de oren.
Maar wil je dat wel? Het hoeft niet. Ben jij blij met hoe het gaat? Verdien je genoeg geld, werk je niet te veel uur en heb je leuke klanten? Dan is tevreden zijn met wat je hebt ook prima. Niemand kan jou verplichten tot “die volgende stap”. Want zoals met alles in jouw onderneming, beslis je die lekker zelf.
Meer tips over zaken die bij het ondernemen horen, zodat jij van tevoren kunt bedenken of het wel bij je past, vind je in onze kennisbank.
