Wanneer je een onderneming begint (of al hebt), dan heb je op gegeven moment juridische documenten nodig. De vraag is alleen: Welke juridische documenten heb ik als ondernemer nodig? En welke documenten zijn sowieso verplicht? In dit artikel een handig overzicht.
Deze gastblog is geschreven door jurist Simone Diederich LL.M. van Diederich Legal.
Verplicht
Privacyverklaring
Zodra je persoonsgegevens verwerkt (en dat doe je eigenlijk altijd wel), dan heb je een privacyverklaring nodig. Denk aan het e-mailen met klanten, nieuwsbrieven versturen of facturen opmaken.
Een privacyverklaring is een verklaring waarin je informatie geeft welke persoonsgegevens je verwerkt en hoe je daar mee omgaat. De verklaring is verplicht volgens de AVG. Volgens de AVG moeten er ook altijd bepaalde punten in de verklaring worden vermeld.
Cookieverklaring
Eerst handig om te weten: Wat zijn cookies? Cookies zijn kleine bestandjes die op randapparatuur worden geplaatst wanneer je een website bezoekt, zoals op je laptop of telefoon. Deze cookies onthouden informatie en worden opgehaald wanneer je een website opnieuw bezoekt.
Volgens de AVG en Telecommunicatiewet ben je verplicht een cookieverklaring te hebben wanneer je persoonsgegevens verwerkt. In een cookieverklaring geef je informatie over welke cookies je plaatst, hoelang je deze bewaart, etc.
Wanneer verwerk je dan persoonsgegevens als je cookies plaatst? Wanneer je IP-adressen verzamelt (met bijvoorbeeld een statistiekenplatform), verzamel je persoonsgegevens. Ook worden tracking cookies als persoonsgegevens gezien, omdat tracking cookies een profiel van een persoon opbouwen om bijvoorbeeld gericht advertenties te tonen. Een voorbeeld van tracking cookies zijn cookies die door de Metapixel worden geplaatst.
Let op: wanneer je cookies plaatst waarbij persoonsgegevens worden verzameld, dan moet je daar vooraf altijd toestemming voor vragen. Hier zorgt een cookie plugin voor.
Verwerkersovereenkomst
Schakel jij een derde in om in opdracht van jou persoonsgegevens te verwerken? Denk aan een administratiekantoor of iemand die je webshop onderhoudt. Of andersom: word jij ingeschakeld om in opdracht van een ander persoonsgegevens te verwerken? Zo ja, dan ben je volgens de AVG verplicht een verwerkersovereenkomst te sluiten. Net zoals de privacyverklaring moet de verwerkersovereenkomst een paar punten behandelen in het document.
Let op: Zowel jij als die derde is aansprakelijk voor het (laten) opstellen van zo’n overeenkomst.
Laat overigens wel altijd een jurist beoordelen of je daadwerkelijk een verwerkersovereenkomst nodig hebt, want soms is niet altijd even duidelijk of het nodig is.
Verwerkingsregister
Een verwerkingsregister is een register waarin staat wat jij allemaal met persoonsgegevens doet. Per doeleinde wordt het een en ander beschreven. Welke persoonsgegevens verwerk jij voor dat doeleinde? Zijn er nog derde partijen die die persoonsgegevens ontvangen? Hoelang bewaar je die specifieke persoonsgegevens? Allemaal voorbeelden van vragen die in een register verwerkt moeten zijn.
Het register draagt bij aan de verantwoordingsplicht die je hebt volgens de AVG. De verantwoordingsplicht houdt in dat je kunt aantonen dat het verwerken van persoonsgegevens allemaal via de regels van de AVG verloopt. De Autoriteit Persoonsgegevens kan hier altijd naar vragen.
Datalekregister
Het laatste “moetje” van de AVG: een datalekregister. Wanneer er bij jou sprake is van een datalek, dan dien je dit bij te houden in een datalekregister. Ook het datalekregister moet volgens de AVG aan een paar eisen voldoen. En let op: er is al sneller sprake van een datalek dan je denkt. Er kan bijvoorbeeld sprake zijn van een datalek als je per ongeluk een USB-stick in de trein laat liggen. Of als je per ongeluk een Exelsheet met persoonsgegevens naar de verkeerde persoon stuurt.
Niet verplicht, wel aan te raden
Algemene voorwaarden
Algemene voorwaarden zijn niet verplicht, maar wel zeer sterk aan te raden. Hier staan alle (algemene) regels rondom jouw bedrijf waar jij altijd op kunt terugvallen. Wat als iemand niet betaalt? Wat als er sprake is van overmacht aan jouw kant? Wanneer ben je wel en niet aansprakelijk? Etc.
Heb je geen algemene voorwaarden, dan kun je alleen terugvallen op wet- en regelgeving. Denk er alleen wel aan dat ook heel veel niet is geredeld in de wet. Bijvoorbeeld hoeveel feedbackrondes je wil hanteren als je bijvoorbeeld webdesigner of copywriter bent. Als jij hier geen regels over hebt, dan kun je daar ook nooit op terugvallen.
Opmerking: Laat algemene voorwaarden altijd door een jurist maken. Als je het zelf gaat doen, weet je nooit of je algemene voorwaarden voldoen aan relevante wet- en regelgeving. Daarnaast weet je niet of je alle risico’s wel hebt afgedekt en of alle voorwaarden wel op jouw bedrijf van toepassing kunnen zijn. Ook kunnen algemene voorwaarden auteursrechtelijk beschermd zijn, dus als je gaat knippen en plakken, kun je zelfs een auteursrechtinbreuk maken!
Overeenkomsten
Overeenkomsten zijn vaak niet verplicht (behalve bijvoorbeeld de verwerkersovereenkomst). Toch zijn ze, net zoals de algemene voorwaarden, sterk aan te raden. Ze bieden houvast en voorkomen een hoop problemen die je had kunnen voorkomen als je wél een overeenkomst had gehad.
Voorbeelden van handige overeenkomsten:
- Samenwerkingsovereenkomst.
Ga je met iemand samenwerken (denk bijvoorbeeld aan samen een dienst aanbieden). Dan is het handig om een samenwerkingsovereenkomst te laten opstellen. Hierin kun je vermelden welke verplichtingen jullie hebben, wanneer je de samenwerking mag stoppen en wat de voorwaarden daarvoor zijn, etc. - Geheimhoudingsovereenkomst.
Stel, je hebt een idee. Op een of andere manier moet of wil je die met iemand delen. Dan is het handig om een geheimhoudingsovereenkomst te sluiten, zodat jouw idee niet verder de wereld in wordt geslingerd. In zo’n overeenkomst regel je bijvoorbeeld welke informatie exact geheim moet blijven en wat de consequenties zijn als de geheimhoudingsplicht wordt geschonden. - Licentieovereenkomst.
Heb jij iets gemaakt wat door het auteursrecht wordt beschermd? Of heb je een merk geregistreerd? En wil een ander dat gebruiken en vind jij dat – onder voorwaarden – prima? Sluit dan samen een licentieovereenkomst. In zo’n licentieovereenkomst geef jij toestemming voor het gebruik, en baken je die toestemming af. Wie mag het werk gebruiken? Voor hoelang? Mag de licentie overgedragen worden? Het is heel belangrijk om concreet te zijn in de licentieovereenkomst. Als je te vaag bent, dan kunnen meningsverschillen ontstaan over de betekenis van de licentie, met de gevolgen van dien. - Overeenkomst van opdracht.
Wanneer jij werkzaamheden gaat verrichten in opdracht van een ander, of wanneer jij een zzp’er/freelancer “inhuurt” om werkzaamheden voor jou te doen, dan is het handig om een opdrachtovereenkomst sluiten. Denk bijvoorbeeld aan als je voor een langere tijd een VA (Virtual Assistant) inhuurt of als je social media manager bent voor een bedrijf.
Met een opdrachtovereenkomst kun je voorkomen dat de overeenkomst op een arbeidsovereenkomst lijkt. Dit heeft namelijk nadelige gevolgen voor zowel jou als jouw opdrachtgever. Voor de opdrachtgever omdat hij dan bepaalde belastingen en heffingen moet betalen. Voor de opdrachtnemer omdat hij dan wellicht bepaalde aftrekposten niet mag hanteren bij de inkomstenbelasting. - Arbeidsovereenkomst.
Neem je iemand in dienst? Dan is het handig om een arbeidsovereenkomst te laten maken. Volgens de wet moet je ook het een en ander aan informatie geven, en het handigst is als dit schriftelijk in een arbeidsovereenkomst staat.
Kun je juridisch advies gebruiken? Simone vind je hier op LinkedIn en haar website.
Andere tips nodig? Je vind ze in onze kennisbank.
